Trái cây tươi là nhóm hàng có bộ giấy tờ chặt nhất trong sáu nhóm An Supply đang giao. Thiếu một trong ba giấy dưới đây là lô bị giữ tại cảng đến, và với hàng tươi thì giữ đồng nghĩa với hỏng.
Ba giấy tờ không thể thiếu
Với mọi tuyến, một lô trái cây tươi cần chứng nhận kiểm dịch thực vật do cơ quan kiểm dịch cấp, giấy chứng nhận xuất xứ theo form của tuyến, và bộ hoá đơn cùng packing list khai đúng số thùng và khối lượng tịnh. Ba giấy này không thể bổ sung sau khi hàng đã đi.
Nhiều nước nhập yêu cầu thêm giấy tờ riêng: chương trình xử lý hơi nước nóng với xoài và chôm chôm đi Nhật, Hàn Quốc và Mỹ, hoặc yêu cầu về xử lý bề mặt với bưởi. Những yêu cầu này gắn với từng thị trường và từng mặt hàng, nên phải xác định trước khi thu mua, không phải trước khi đóng container.
Một điểm người mua hay hỏi là ai đứng tên trên bộ chứng từ. Việc này tuỳ lô: có lô An Supply đứng tên với vai trò bên bán, có lô nhà máy đối tác hoặc cơ sở đóng gói đứng tên và An Supply là bên giao dịch. Cách nào cũng hợp lệ, nhưng cần chốt trước khi mở L/C vì tên trên vận đơn và trên hoá đơn phải khớp với điều kiện thanh toán.
Mã số vùng trồng và cơ sở đóng gói
Phần lớn thị trường có yêu cầu kiểm dịch chỉ nhận hàng từ vùng trồng và cơ sở đóng gói đã được cấp mã số. Mã số này thuộc vùng trồng và cơ sở đóng gói, không thuộc An Supply. Vai trò của An Supply là chọn nguồn có mã số phù hợp với thị trường của người mua và tập hợp hồ sơ theo lô.
- Mã số phải còn hiệu lực tại thời điểm cắt hàng, không phải tại thời điểm ký hợp đồng.
- Một vùng trồng có mã số đi Trung Quốc chưa chắc có mã số đi Nhật.
- Người mua nên yêu cầu số hiệu cụ thể trong hồ sơ lô, không nhận câu trả lời chung.
Thời gian từ lúc cắt đến lúc trái vào phòng lạnh là quãng ít được nói tới nhưng ảnh hưởng nhiều nhất tới tỉ lệ hư. Trái cắt buổi sáng, để ngoài trời nửa ngày rồi mới hạ nhiệt sẽ không giữ được bằng trái vào lạnh trong vài giờ, dù nhật ký nhiệt độ container sau đó vẫn đẹp. Vì thế An Supply thu mua theo lô đã hẹn lịch cắt, không mua hàng đã nằm chờ ở vựa.
Nhật ký nhiệt độ
Nhiệt độ tâm trái khi đóng và nhật ký nhiệt độ container là hai số liệu quyết định tỉ lệ hư khi tới cảng đến. Container lạnh ghi lại nhiệt độ suốt hành trình, và bản ghi này là bằng chứng khi có tranh chấp về chất lượng.
Với hàng tươi, tranh chấp gần như luôn quy về một câu hỏi: nhiệt độ đã rời khỏi ngưỡng ở đoạn nào.
An Supply gửi nhật ký nhiệt độ cùng bộ chứng từ của lô, kể cả khi người mua không yêu cầu.
Khi lô bị giữ tại cảng đến
Nếu lô bị giữ để kiểm, thời gian là yếu tố duy nhất đáng quan tâm. An Supply thông báo ngay khi biết, gửi hồ sơ bổ sung trong ngày làm việc và làm việc với hãng tàu để giữ container cắm điện. Việc cần tránh nhất là để người mua tự phát hiện qua đại lý của họ.
Với hàng tươi, bảo hiểm hàng hoá nên mua theo điều kiện có bồi thường cho hư hỏng do gián đoạn chuỗi lạnh, không chỉ cho tổn thất vật lý. Phạm vi bảo hiểm và mức khấu trừ tuỳ đơn vị bảo hiểm và tuỳ tuyến · [cần bổ sung]. Điểm cần nhớ là bảo hiểm chỉ giải quyết phần tiền, còn lô hàng đã hỏng thì không kịp cho mùa bán của người mua.
Bài viết mang tính tham khảo, không phải tư vấn pháp lý. Quy định kiểm dịch của từng nước thay đổi theo thời điểm và cần xác nhận trước mỗi lô.